震金办公高效化解决方案
一：关于传真
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无纸化
发送传真时的无纸化
困扰
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发送传真时，总是要先打印才能发送。打印出来的文件在传真发出后就没用了，很浪费。有没有什么更好的办法呢？
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提议
使用震金提供的数码复合机，可以将用电脑制作的文件发往在电脑的电话簿中已登记的电话号码，或直接发往对方的电话号码。
解决
能够从电脑上直接传真数据，细小的文字和图片也可以很清晰地发送。另外，还避免了普通传真中经常会出现的原稿歪斜。
收传真的无纸化
困扰
在发来的那么多传真中，要是能够只抽出需要的传真就方便了…
提议
使用震金提供的复合机接收传真，能够把内容传输到电脑上，因此能够对屏幕内容进行确认，只打印出需要的传真内容。
解决
能够通过屏幕确认传真的内容，可以在需要的时候打印需要的张数，还能够自动保存，管理起来也很方便。
自动转发接收的传真
将接收到的传真机用邮件转发
困扰
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如果外出或出差时能够确认发到公司的传真，就可以提高工作效率了。
提议
使用震金提供的复合机，能够向事先注册的邮件地址转发收到的传真。
解决
传真会发送到平时使用的邮件地址，因此在外出时也可以确认传真，实现了邮件和传真的一体化管理。
根据对方地址分类保
困扰
应该已经送到的传真却找不到，是不是谁误领了？
提议
使用震金提供的复合机，能够根据发送方信息（TSI等）对收到的数据进行分类保存。
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解决
这样既避免了误领，也省却了分类的麻烦！
根据接收地址分类转发
困扰
应该已经送到的传真却找不到，是不是谁误领了？
提议
使用震金提供的复合机，能够根据发送方信息（TSI等）对收到的数据进行分类保存。
解决
这样既避免了误领，也省却了分类的麻烦！
根据内容分类转发
困扰
能不能根据传真数据的内容事先分类呢？
提议
采用震金提供的复合机，能够根据拨号号码或传真代码进行个别转发。
解决
这样，数据在输出前就完成了分类，省却了麻烦，提高了效率！
管理·统管
防止错误发送
困扰
在传真时要避免错误发送机密文件和含有个人信息的文件，有没有什么好办法呢？
提议
震金提供的复合机可以设置误发送防止功能，在发送传真时，即使按下开始按钮也不会立即发送，而是显示提醒再次确认发送地址的信息。
解决
在发送传真时可再次确认对方地址，让人很放心！还可以设定只能由管理者登记地址、或限定发送地址，从源头开始避免误发送现象的出现！
传真记录管理（面向管理者）
困扰
不知道谁在什么时候发送了什么传真，安全性和信息保护方面的情况令人担心。
提议
震金提供的复合机还具备同时向个人电脑、服务器转发所发送的传真和图像的功能，既能保存发送记录，也能确认发送内容。
解决
能够对传真发送者和发送内容进行记录，可防止有意泄露信息的企图。
防止收到传真后输出的纸张遗失
困扰
传真在夜间或休息日发来时，由于办公室无人接收，可能造成遗失，万一有外人进入有可能盗走重要的信息。
提议
震金提供的复合机可以将收到的传真保存在机器内，不会因事故或失窃而造成机密信息的遗失。
解决
保存在机器内的传真可以随时打印，也可以设定输出时间，在有人的时间段内自动打印保存的传真。
垃圾传真的应对措施
困扰
需要的传真有时会夹在在垃圾传真或错误传真中，可又不想为此承担打印的费用，有没有什么好的解决办法啊？
提议
采用震金提供的复合机，只要登记不明传真的发送地址，以后就可拒绝接收来自所登录电话号码的传真了。
※需事先签订NTT的号码显示协议
解决
公司只会收到需要的传真，因此不存在错误处理有用文件的情况，也避免了纸张的浪费。
削减通讯费
降低公司外部通讯费用
困扰
与公司外部的联络是不可或缺的，但最好能降低费用，尤其是与海外联络的通信费很高，总得想点办法啊。
提议
使用电话线路收发传真，从发送地就开始直接产生通信费，如果通过互联网发送传真，则可利用邮件服务器向对方的互联网传真机上发送传真，大幅度削减了通信费用。
解决
只要是像震金提供的复合机那样具备互联网传真功能的复合机，就能像普通传真那样，在接收时直接打印。当然通信费也会因使用互联网而大幅度削减!
降低公司内部(分公司之间)通讯费用
困扰
分公司之间的联络频率很高，如果一直采用传真进行联络，通信费用不可小觑。有没有降低通信费用的办法呢？
提议
使用震金提供的复合机，即使在异地的分公司之间也能够利用现有的IP互联网收发传真。通过互联网或内部网，可大幅度削减通信费用。
解决
与通常使用电话线路收发的传真相比，传真的通信速度、传真显示效果都得以显著提高。采用柯尼卡美能达的复合机还可收发彩色传真。
二：关于复合机安全功能
认证·访问
防止外人非法使用
困扰
外人进出频繁，不知道是谁在使用复合机，想防止公司职员以外的人使用机器…
提议
使用震金提供复合机主机的认证系统，只有持有登录ID、密码才可使用复合机。
解决
只有持有ID、密码的人才能使用复合机，因而可防止外人的非法使用。
防止非法访问
困扰
虽然是店面里处理客户信息专用的复合机，但来自公司内部的打印输出也是公司信息泄露的源头，会不会被客户看出问题来呢…
提议
震金提供的复合机具有禁止事先指定的IP地址范围之外的终端访问功能，能够限制限定使用场所之外的使用。
解决
通过限制访问,提高了安全性，再也不用担心部门内部的输出管理和数据泄露了。
静脉认证
困扰
想根据使用的用户来设置复印、打印功能的使用权限，但是另外制作个人认证用的员工卡和导入系统的费用又是很大一笔开支，有没有什么好的办法呢？
提议
震金提供的复合机，能够通过静脉认证来进行身份识别，以此来设置功能使用权限。此认证方法比起需要牢记密码的认证方法和容易遗失或借用的IC卡的认证方法更能防止用户身份的冒充。
解决
不仅能够设置个人用户的权限，连办公系统的安全性也大幅提高。
IC卡认证
困扰
谁都能使用复合机全部的功能，安全性难以保证，但是如果都设置了权限，操作起来又似乎很麻烦…
提议
震金提供的复合机，通过使用IC卡来进行身份认证，设置每个个人用户的功能使用权限。
解决
根据使用个人设置权限，既能减少不必要的文件输出，又能节省开支。
防止情报泄露
不希望他人看到打印文件
困扰
不想在打印时被他人看到，有什么好办法吗？
提议
震金提供的复合机能够设定登记用户的专用区域，事先保存要打印的数据，以便随时打印。
解决
事先将数据保存到自己的专用区域后，随时都可从复合机的操作面板上调出数据按照所需的份数进行打印，因而不用担心被别人看到！
给电子文档上锁
困扰
好不容易将纸张文件转换成电子文档了，可是如果任何人都能看到，就成问题了，如何才能限定文档的阅览者呢？
提议
使用震金提供的复合机可以给转换后的PDF文件设定密码，不知道密码就无法打开文件。这样，就可以防止信息泄露，使不相关的人无法阅读到重要文件。
解决
给PDF文件设定密码后，即使把文件附加到电子邮件里也不用担心泄露。
不希望别人看到传真文件
困扰
不想让外人看到发往自己部门的传真，有没有只让自己部门的人看到传真的办法呢？
提议
震金提供的复合机能够自动将收到的传真转发到事先已登记人员的电脑上，这样就不会被其他部门的人员看到了。
解决
能够准确地将传真发到接收者的电脑上，无需特意跑到复合机前面就能确认是否有自己的传真。
防止印刷品被复印
困扰
复印的精度提高了，原件与复印件之间的差异消失了，这是件好事，可是分不清哪个是原件了。
提议
使用震金提供的复合机，可以在打印时使用“底纹打印功能”，对打印出来的原件进行复印时会显现出文字，这样就再也不会分不清原件和复印件了。
解决
在原件中添加会在打印时显现的底纹后，不仅可以区分原件和复印件，还在重要文件的使用方面提高了公司内部的意识。
保护主机硬盘里的数据
困扰
听说附近的办公室被盗了，要是复合机被盗了的话，真担心会泄露存储在里面的数据。
提议
只要设定部门管理／用户认证功能，第三者就无法访问震金提供的复合机。即便硬盘被取走，也可以通过锁定功能或选购的硬盘加密功能来保护存储的数据，防止泄露。
解决
通过运用保护个人信息和企业信息的功能，让您放心使用复合机。
主机报废时的数据删除
困扰
听说在复印或打印后硬盘里会留下数据，那么在修理、更换或废弃后数据会不会泄露呢？
提议
震金提供的复合机在废弃时可以用随机的“0”、“1”数据覆盖删除保存在硬盘中的数据，因此存储数据不可能被读取！
解决
删除硬盘数据的方法有8种，覆盖删除后无法恢复数据，可以放心地将复合机废弃了。
防止丢失
防止传真原稿的丢失
困扰
传真发出后将原稿随意放在传真机上的情况很多，让人担心，里面或许还有可能泄露重要信息的文件，有没有什么好的解决办法呢？
提议
使用震金提供的复合机，可以通过复合机直接发送用计算机制成的文件等电子数据，无需打印，可避免原稿的随手放置和丢失。
解决
由于不用在每次发传真时先打印再发送，避免了纸张和打印的浪费，也有利于削减经费。
防止收到的传真文件丢失
困扰
有时发来的传真会夹在其他文件中，找不到了。万一丢失了的话，公司的信誉将受到损失，有没有什么解决办法呢？
提议
使用震金提供的复合机，可以将收到的传真转发到事先设定好的计算机上，因此不会发生丢失。而且还可以在计算机上对收到的传真进行管理，非常方便。
解决
由于可以在计算机上接收传真，通过电子归档可以方便地进行阅览、检索、删除等管理。还可以只打印所需的部分以减少纸张浪费。
防止印刷品丢失
困扰
为了一个紧急的电话而忘了正在打印的文件，有时会被人误取，有时又会连续几天都留在打印机上没人管。有没有什么好的解决方法呢？
提议
使用震金提供的复合机，能够把要打印的数据保存在复合机内，在需要时根据所需的份数打印。
解决
只有在主机的操作面板上输入密码后才会输出保存好的打印数据，避免了他人误操作进行的输出。
防止窜改文件
抑制重要文件的阅览和打印
困扰
有没有什么方法可以防止重要文件被篡改呢？
提议
使用震金提供的复合机，在以PDF格式扫描文件时，可以使用加密功能设定密码以锁定文件。
解决
只有输入了正确的密码才能够解除锁定。他人无法打开或复制文件，可以避免被篡改。
抑制重要文件的复印
困扰
有没有什么方法可以避免重要文件被随意地复印呢?
提议
震金提供震旦的复合机可以在原稿中加入底纹。
解决
把加入底纹的文件作为源文件使用的话，能够防止重要文件等被轻易地复印或篡改。
三：关于扫描
文档管理(电子文档化)
减少纸张文件
困扰
想减少公司内各种各样的纸张文件，有没有便捷的办法呢？
提议
震金提供的复合机能够连续高速扫描大量的纸张文件，将其保存到个人电脑和服务器上。其操作像复印那样简单，任何人都可轻松使用。
解决
通过将资料转为电子数据，办公室内变得干净整洁了，文件查找也很方便！
方便的信息检索
困扰
好不容易把文件转换为电子文档，但由于不了解文件的内容，所以不知道所需要的文件保存在什么地方了。有没有快速查找的办法呢？
提议
PageScope Workware中记录的信息，其显示简洁明了，一目了然，一眼就能辨别所记录文件的大致内容。另外，由于该软件可以像装订成册般把记录文件汇总成一个文件，因此在整理文件时有很大帮助。
解决
PageScope Workware在将文件转换为电子文档时还能够记录文件的内容，在查找所需数据时，可以对于文件内的信息如文件名、更新日期、标题等进行单词、复合词的搜索。
文件的统一管理
困扰
用不同软件制作的文件必须启动各自的软件程序才能打开，怎样对不同格式的文件进行统一管理呢？
提议
使用震金提供的PageScope Workware软件，只需通过简单的拖放，就可以将不同格式的文件转换为PDF文件加以保存。转换为PDF文件形式的文档既可以分类保存，也可以汇总成一个文件进行保存。
解决
PDF格式是世界通用的标准电子文档格式，添付到邮件里发送也很放心。即使接收方的电脑操作系统或应用程序不同，只要有AdobeReader就能阅读和打印。
图片的二次利用（制作建议书）
困扰
只有文字的建议书或企划书缺乏视觉冲击力，最好能够做成使用图片的、有视觉冲击力的文件，有没有什么好方法呢？
提议
震金提供的复合机具有扫描功能，可以将自己公司的宣传册或照片等扫描后保存在复合机中。
震金提供
解决
使用扫描的宣传册或照片可以制作具有视觉冲击力的建议书或企划书，再加上彩色打印，更加提高了吸引力。
※不可用于扫描纸币、政府文件或具有著作权的照片等。
将扫描后的数据直接保存到USB的闪存里
困扰
想快点把手头打印出来的文件扫描后存到USB里面，但是电脑的电源还没开，快来不及了…
提议
采用震金提供的复合机，能够不通过电脑，直接将纸质文件扫描出来的PDF文件保存到USB闪存里面。
解决
保存到USB闪存里面的数据还可以直接打印出来，大大节省了时间。
传阅·分发
文件的共享
困扰
如果要想共享纸张文件，就必须复印大量的份数，如何才能高效、快捷地实现文件共享呢？
提议
使用震金提供的复合机将纸张文件电子化后保存在机器的硬盘里，可使全体员工共享相同的信息。
解决
与通过纸张文件的传阅共享信息不同，全体员工可以同时获取相同的数据、对相同的内容进行确认， 提高了文件共享的准确度和效率。
文件的传阅
困扰
在公司内部传阅文件时，会发生有人看了有人没看的情况。还有人不把传阅的文件当回事，效果非常不好。有没有高效的解决办法呢？
提议
震金提供的复合机能够扫描要传阅的文件，向登录的邮件地址同时发送，因此能够把传阅资料送到每个人手里。
解决
能够向包括外出、出差人员等在内的所有人发送资料，因而不存在联络不到位而没有收到的情况，还能够缩短时间。
四：削减TCO（总体拥有成本）
削减运行成本
节约纸张费用
困扰
想尽量减少日益增加的纸张文件。尤其是公司内部会议所使用的资料等，打印或复印时只需要能够看清楚上面的内容就可以了…
提议
震金提供的复合机可在一张纸上打印多个页面，因此纸张的费用也减少为原来的“1/2”或“1/4” 。另外，若采用双面打印则可进一步节省纸张的费用。
解决
公司内部保管用的资料采用多页面双面打印，纸张文件的页数减少了，减少了保管空间，降低了打印费用和纸张费用。
节约电费
困扰
办公室内有各种各样的设备，每台设备都要用电，设备越多电费也就越贵。有没有节约电费的办法呢？
提议
震金提供的复合机具备复印、传真、扫描、打印功能，因而一台机器可以发挥4种作用。电源也只需一个，可以节省电力。
解决
通过在一台设备上集成各种办公设备的功能，办公室内焕然一新。另外，多种保养费用也合而为一，因而削减了经费。
降低通信费用
困扰
与异地客户进行收发传真时，通信费很贵，有什么办法可以降低通信费用呢？
提议
使用震金提供的复合机可以利用互联网或内部网发送传真，与使用公共线路相比可以大幅降低通信费。
解决
使用震金提供的复合机，就可以在每台机器内设定邮件地址，从而通过互联网发送传真，也可以在内部网上分配IP地址来发送传真。
限制黑白/彩色输出(面向管理者)
困扰
希望能高效管理复印、打印费用以削减输出费用，有什么办法吗？
提议
震金提供的复合机具有按各人、各部门设定输出上限的功能，因此能够根据业务内容设定具体的限制。
解决
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通过限制输出张数，能够提高员工对于经费的成本意识，大大削减经费。
对复印、打印等操作进行限制（面向管理人员）
困扰
有没有什么好办法能够限制彩色／黑白的打印输出或按照部门、用户进行限定，以减少不必要的使用？
提议
震金提供的复合机能够通过用户认证方式对操作内容加以限制，可抑制不必要的复印、打印和传真等。
解决
通过限制操作，能够根据员工、部门的情况来抑制不必要的使用。
纸张消耗数量综合管理（面向管理者）
困扰
如果不能按部门对复印、打印的张数进行管理，就无法了解经费的分配情况，也不能制定复合机的配置计划。
提议
采用震金提供的复合机，能够对每个人、每个部门进行详尽的管理，还能够具体掌握复合机的使用情况。
解决
能够对各部门的具体使用情况进行管理，掌握对预算构成和今后复合机的引进计划有用的信息。
简化工作流程
提高装订作业的效率
困扰
在装订企划书、建议书等页数多的资料时，既占地方，装订又很麻烦，有好的解决办法吗？
提议
使用震金提供的复合机可选购安装 “排纸处理器”，这样就能在短时间内将所需数量的复印件精美地装订成册。
解决
如果使用“PageScope Workware”软件将企划书、建议书中各种文件格式的资料整合成一个数据，就能够很方便地进行企划书、建议书的装订输出。
削减发送传真的步骤
困扰
仅仅为了传真而将用电脑制作的文件、资料打印出来，既费时又费钱。
提议
震金提供的复合机能够直接向对方地址发送使用电脑制作的文件、资料，因而降低了成本，也不那么费事了。
解决
不用为发送传真而离开座位了，也不用为发送传真而将文件打印出来了。
省却分发接收传真文件的麻烦
困扰
对收到的传真进行分类、分发太麻烦了。有什么好的解决办法吗？
提议
震金提供的复合机能够自动向指定的个人电脑转发收到的传真。另外，由于数据可以保存在复合机主机中，因而能够多人重复获取数据。
解决
由于能够将收到的传真以数据形式进行保存，因而不会丢失，日后查找传真时也变得容易了。
使电子归档变简单
困扰
保存在个人电脑中的电子数据格式各不相同，很不方便编辑，有什么好办法吗…
提议
使用PageScope Workware能够将文件统一为PDF格式进行管理。使用合并、分解功能，根据项目、用途进行整理，使得电子归档的感觉像纸张文件一样。
解决
能够自由编辑使用各种应用程序制作的数据、扫描数据等，操作也很方便，还能够合并打印或添加发送，电子归档也变得简单方便。
缩短追加复印/打印的时间
困扰
在时间紧张且需要进行多页文件的打印或复印时，从查找数据开始的话会花去大量时间。对此有能够更加快速的解决办法吗？
提议
由于震金提供的复合机具备保存数据的BOX（硬盘），所以能够事先保存要打印的数据。下次就能够直接调用保存好的数据快速打印，因而能缩短时间。
解决
事先将数据保存在复合机的主机中，下次打印时无需搜寻原稿或数据，也无需通过计算机进行打印操作，能够缩短时间并提高效率。
有效利用办公空间
有效利用办公室空间
困扰
复印机、传真机、打印机、扫描仪，办公室中有着各种办公设备，占去好多空间，很不整洁。有没有使办公室更显整洁的方法呢？
提议
震金提供的复合机是一款具备复印机、传真机、打印机、扫描仪和数据存储硬盘功能的一体式办公设备。它集多种功能于一身，节省了空间。并且由于可以将书架上的文件扫描保存到BOX内，因而削减了保管空间。
解决
采用震金提供的复合机后，不仅节省了空间，电源和耗材也能够统一了。还有节省能源的效果。
五：特殊的打印复印
特殊的打印复印
在信封上直接打印
困扰
想使信封上收件人的姓名和地址变得漂亮些，采用现有的方法既费时又费力，有没有更快、更好的方法呢？
提议
震金提供的复合机能够在信封、明信片、厚纸上进行打印输出，因而可节省时间、减少麻烦。并且，打印出来的信封也非常漂亮。
解决
震金提供的复合机能够在不同规格尺寸的纸张上高速打印，因此，配合不同情况，既可节省时间又可省却麻烦。
在超长纸上打印
困扰
要是能输出长纸的话，就能制作富有视觉冲击力的POP和宣传海报了。可是外发制作好像不太好……
提议
震金提供的复合机能够进行长达1200mm的超长纸打印，因而可打印大幅图片。
解决
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利用超长纸打印功能，可以将文字打得大一些，可用于各种场合。
大幅面打印
困扰
想把精心制作的宣传海报、宣传单页贴在办公室内，可就是太小了，最好可以放大后再张贴。但是，要打印成大幅面的话又不得不外发制作，有没有什么好的解决办法啊？
提议
震金提供的复合机能够把小尺寸的原稿分割再放大复印在多页纸张上。
解决
因为是彩色复印，所以富有视觉冲击力，可以用于制作宣传海报。
小尺寸原稿的大量复印
困扰
想复印小尺寸原稿，但是一张张复印很浪费纸张，也很花时间。有没有好的解决方法啊？
提议
震金提供的复合机能够对一份原稿上的图片进行反复复印，因而可以高效率地大量复印小尺寸的原稿。
解决
只需一份原稿，就能够以低成本进行大量输出，既省时间又省经费。
复印更易于阅读的企划资料
困扰
想要复印采用白色字体制作的企划资料，但复印出来的资料既不便阅读，也无法在页面上添加注释。有什么好的解决办法吗？
提议
震金提供的复合机具备正负反转功能，使用此功能复印正面着色的文件时，能够使复印件易于阅读，也便于添加修改注释等。还可以降低墨粉的更换频率。
解决
而且，通过与缩小、页面分割复印功能一起使用，还能够节约纸张。是一种对白色字体的黑白复印特别有效的功能。
USB闪存直接打印
困扰
偏偏在急着打印的时候电脑的电源没有开，数据还在USB里面，这该怎么办呢…
提议
采用震金提供的复合机，无需通过电脑就能输出存储在USB闪存内的数据。
解决
就算电脑电源不开也能直接通过震旦的复合机获取USB内数据，可以很快地打印出文件。
